Quản lý cơ sở dữ liệu trong dự toán Bắc Nam 2014

Bài 1: Nguyên lý quản lý cơ sở dữ liệu trong phần mềm dự toán Bắc Nam 2014:
+ Dự toán Bắc Nam phiên bản 2013:
- Có khách hàng hỏi tôi rằng tại sao lại chọn môi trường Excel làm định dạng cơ sở dữ liệu vì ngoài excel có nhiều môi trường khác như : .mdb (Access), dbf (Fox), .csv (Excel) và tốc độ load cơ sở dữ liệu nhanh hơn so với Excel. Đối với phiên bản 2013 chỉ dám trả lời cho khách hàng: Vì excel thân thiện hơn với người dùng văn phòng, chọn cơ sở dữ liệu bằng Excel sẽ giúp người dùng dễ quản lý, chỉnh sửa giúp họ kiểm soát tốt cơ sở dữ liệu của mình. Việc tốc độ load chậm có thể ảnh hưởng tuy nhiên phần mềm Bắc Nam ngày càng cố gắng cải thiện để vấn đề này không ảnh hưởng nhiều đến người sử dụng.
+ Dự toán Bắc Nam phiên bản 2014:
- Trong phiên bản 2014, điểm mạnh của Excel so với nhiều định dạng cơ sở dữ liệu khác (cho phép nhiều sheet trên cùng một file) mới được phát huy.
- Bằng việc quản lý cơ sở dữ liệu trên nhiều file như phiên bản trước, người dùng sẽ phải mất một ít thời gian để chọn đường dẫn đến từng thành phần cơ sở dữ liệu rời rạc. Thay vào đó, trong phiên bản này tất cả các cơ sở dữ liệu rời rạc (Đơn giá, định mức, giá vật tư....) sẽ được gộp chung một file dữ liệu duy nhất, người sử dụng chỉ việc trỏ đường dẫn đến file cơ sở dữ liệu của địa phương cần tính là xong.
Nguyên tắc quản lý có thể được mô tả theo sơ đồ sau:

- File dữ liệu của một tỉnh bất kỳ bao gồm 07 loại dữ liệu tương ứng với 07 sheet mặc định và được quy ước như sau:
+ Đơn giá: Sheet có tên bắt đầu bằng ký tự DG, các ký tự sau chương trình không quản lý.
+ Định mức:__________________________DM______________________________
+ Giá vật tư:__________________________GVT__________________________________
+ Từ điển vật tư:_______________________TDVT________________________________
+ Phụ lục vữa:_________________________PLV________________________________
+ Cước vận chuyển:____________________CVC________________________________
+ Từ điển ca máy:_____________________TDCM________________________________
- Dữ liệu tra cứu của người dùng được tổng hợp từ 3 nguồn dữ liệu chính:
1. Dữ liệu đơn giá mặc định:
- Mỗi file dữ liệu đơn giá của một tỉnh bao gồm nhiều dữ liệu (Đơn giá, định mức, giá vật tư, từ điển vật tư, phụ lục vữa...) và chia làm 2 nhóm:
Nhóm 1: Nhóm mặc định mới sử dụng
- Nghĩa là: Trong file dữ liệu nếu có nhiều sheet dữ liệu cùng loại, bạn muốn chương trình sử dụng dữ liệu nào thì mặc định dữ liệu đó.
Ví dụ: Trong file đơn giá tỉnh Bình Thuận, có nhiều file giá vật liệu (nhân công, máy thi công) ứng với mức lương 830.000đ; 1.050.000 đ . Bạn muốn sử dụng giá vật tư ứng với mức lương nào thì mặc định sheet giá vật tư ứng với mức lương đó.
- Nhóm này bao gồm đơn giá, giá vật tư,từ điển vật tư, phụ lục vữa, cước vận chuyển, từ điển ca máy
Nhóm 2: Nhóm không mặc định cũng sử dụng
- Nghĩa là: Trong file dữ liệu, nếu có nhiều sheet thuộc nhóm này, theo thứ tự chương trình sẽ tra cứu sheet được mặc định trước, nếu không có chương trình sẽ tự động chuyển đến các sheet thuộc nhóm này.
- Nhóm này bao gồm: Định mức
2. Dữ liệu đơn giá người dùng:
- Nhóm này bao gồm các đơn giá, định mức do người dùng tạo ra trong quá trình làm dự toán. Nhóm dữ liệu này sẽ song hành suốt quá trình tra cứu định mức, đơn giá của người dùng.
3. Dữ liệu đơn giá dùng chung:
- Đối với phiên bản 2014 người dùng có thêm khái niệm "dùng chung". Nghĩa là: Chương trình cho phép ngoài bộ đơn giá mặc định, bạn có thể tra cứu thêm nhiều bộ đơn nằm tại các file dữ liệu độc lập nhau bằng cách thiết đặt dùng chung cho file dữ liệu.
- Phần mềm cho phép người dùng tra cứu tối đa cùng lúc 05 bộ đơn giá dùng chung thông qua cách đánh số thứ tự ưu tiên.
- Khi tra dữ liệu dùng chung, chương trình sẽ tra cứu theo thứ tự ưu tiên từ 0 đến 4 mà bạn đã thiết đặt.
Như vậy, bằng cách này người dùng cùng lúc có thể tra cứu tối đa 7 bộ đơn giá, trong mỗi bộ đơn giá người dùng tra cứu đến 6.5536 dòng công việc (đối với dữ liệu xls) và 1.048.576 (đối dữ liệu xlsx) => Đối với phiên bản 2014, người dùng được hỗ trợ tra cứu với một lượng dữ liệu vô cùng lớn:
+ Dữ liệu xls: 7 x 65536= 458.752 công việc
+ Dữ liệu xlsx: 7x 1048576= 7.340.032 công việc.

Còn tiếp ...

Bài 2: Cách thức quàn lý cơ sở dữ liệu trong phần mềm dự toán Bắc Nam
- Hộp thoại cài đặt cơ sở dữ liệu của chương trình:

- Mình chia hộp thoại cơ sở dữ liệu thành 2 phần để các bạn dễ quản lý
1. Quản lý tỉnh

Trong phần quản lý tỉnh: Người dùng có 4 công cụ:
+ Thêm tỉnh: Người dùng click để chọn tỉnh cần thêm.
+ Xóa tỉnh: Xóa tỉnh ra khỏi danh sách
+ Mặc định: Chọn tỉnh cần mặc định để sử dụng. Dữ liệu tỉnh sau khi đã được mặt định sẽ xuất hiện ký tự "**" trước đường dẫn dữ liệu.
+ Dùng chung: Click chọn để mặc định tính dùng chung cho dữ liệu. Chương trình cho phép sử dụng tối đa 05 tỉnh. Khi nhiều hơn 01 tỉnh dùng chung, chương trình sẽ yêu cầu người dùng thiết đặt thứ tự ưu tiên cho việc dùng chung bằng cách chọn thứ tự ưu tiên trong danh sách xổ xuống.

2. Quản lý dữ liệu trong tỉnh:
- Nếu các bạn sử dụng phiên bản 2013 thì chắc các bạn sẽ không lạ lẫm gì về giao diện phần thứ 2.
- Việc quản lý dữ liệu trong từng tỉnh kế thừa nguyên tắc quản lý của phiên bản 2013. Để quản lý mục nào, người dùng chỉ việc chọn mục đó. Trong từng danh mục, nếu có nhiều loại dữ liệu tương tự. Người dùng muốn phần mềm sử dụng dữ liệu nào thì mặc định dữ liệu đó.

Mình xin trả lời bạn như sau:
- Cấu thành 1 bộ đơn giá bao gồm định mức, đơn giá vật liệu, nhân công, máy thi công.
- Đối với đơn giá dùng chung: Mặc định chương trình sẽ cho phép bạn sử dụng lại tên công việc, hao phí theo định mức của bộ đơn giá đó, còn giá vật liệu, nhân công, máy thi công sẽ áp theo giá thực tế bạn đang sử dụng tại công trình của bạn.
- Tuy nhiên, có trường hợp bạn muốn sử dụng lại luôn dữ liệu đơn giá vật liệu, nhân công, máy thi công của bộ đơn giá dùng chung thì tùy chọn "Dùng chung đơn giá" sẽ giúp bạn.
+ Nếu bạn "Kích hoạt" tính năng dùng chung đơn giá: Thì bạn được phép sử dụng cả định mức, đơn giá vật liệu, nhân công, máy thi công của bộ đơn giá dùng chung.
+ Ngược lại: Bạn chỉ được sử dụng định mức của các công việc dùng chung này vào dự toán của bạn thôi.
Thân mến.

Cảm ơn anh nhamat, mình trả lời anh một số vướng như sau:

Trả lời:
- Anh nhamat hiểu gần chính xác rồi đó anh, tuy nhiên thứ tự ưu tiên có thay đổi một xíu so với cách nghĩ của anh.
- Có 03 bộ đơn giá: Đơn giá mặc định + 05 bộ đơn giá dùng chung + 01 bộ đơn giá người dùng thiết lập.
- Khi tra cứu, phần mềm tra cứu theo thứ tự ưu tiên như sau: Nếu không có dữ liệu trong bộ đơn giá mặc định, thì tra đến bộ đơn giá người dùng, nếu đơn giá người dùng không có thì bắt đầu tra đến đơn giá dùng chung mà người sử dụng đã thiết đặt. (Mặc định -> Người dùng -> Dùng chung)

- Đối với giá vật tư thì ưu tiên như sau: Tra cứu giá vật tư theo tỉnh mặc định trước, nếu không có thì tra đến nhóm định mức người dùng, nếu vẫn không có nữa thì tra đến dữ liệu dùng chung. Nếu vật tư thuộc dữ liệu dùng chung thì phụ thuộc vào tùy chọn "Dùng chung đơn giá". Nếu kích hoạt thì cho sử dụng luôn đơn giá, không kích hoạt thì cho bằng 0.

Trả lời:
- Khi mình áp giá thực tế thì anh vẫn sửa thủ công theo đúng phương pháp hiện tại trên phiên bản 2013. Chỉ khi nào người dùng lưu giá đó vào cơ sở dữ liệu thì lúc đó họ có quyền gọi giá đã lưu trong lần chạy tiếp theo.

- Trường hợp này mình đưa ra 1 ví dụ cho dễ hiễu:
+ Anh đang làm đơn giá HCM, trong dữ liệu của tp hcm không có phần dữ liệu bưu chính viễn thông, anh muốn làm công trình sử dụng dữ liệu BCVT => Anh dùng chung TP HCM với đơn giá bưu chính viễn thông.
+ Theo mặc định chương trình cho phép anh sử dụng định mức BCVT để phân tích ra thành phần hao phí của phần đơn giá BCVT, nếu anh muốn sử dụng luôn cả giá vật liệu, nhân công, máy thi công của bộ đơn giá BCVT thì kích hoạt tùy chọn "Dùng chung đơn giá".

- Kích hoạt tính năng "Dùng chung đơn giá" chỉ giúp người sử dụng sử dụng lại cả đơn giá vật liệu, nhân công, máy thi công của bộ đơn giá dùng chung, không kích hoạt thì chỉ sử dụng được định mức.

- Việc kich hoạt hay không kích hoạt chỉ liên quan đến việc bạn có muốn/không muốn sử dụng đơn giá (Vật liệu, nhân công, máy thi công) cho các bộ dữ liệu dùng chung.
- Tùy chọn này sẽ không làm ảnh hưởng đến việc sử dụng các đơn giá mặc định hay dữ liệu đơn giá người dùng.

Cảm ơn anh nhamat đã góp ý, e xin trả lời a như sau.

Trả lời :
- Mỗi bộ đơn giá, đều được quy định bởi một mã hiệu, do vậy trường hợp trùng mã hiệu này với mã hiệu kia là ít xãy ra. Do vậy, cùng một công việc kéo dây, nếu ở đơn giá lắp đặt sẽ mã hiệu khác, qua bưu chính viễn thông sẽ sử dụng mã hiệu khác. Do vậy, khi tìm kiếm, phần mềm sẽ cho ra một lúc 2 kết quả tìm kiếm ở 2 bộ đơn giá => Người dùng có quyền chọn mã hiệu nào cho phù hợp với dữ liệu của mình.

Trả lời:
- Dự toán Bắc Nam cho phép người sử dụng dùng nhiều hạng mục trên cùng một file với nhiều hệ số khác nhau, mỗi hạng mục một hệ số =>Anh tách từng hạng mục riêng và cho từng hệ số vào là ok. Do vậy, băn khoăn của anh trong trường hợp này là không vấn đề gì.

Mong nhận được góp ý của a và mọi người.