Làm sao để giá trị tại Tổng hợp kinh phí = Giá Dự thầu

Cảm ơn bạn đã gửi thắc mắc của bạn, tôi xin trả lời như sau:
Tôi đi trước phần nguyên nhân nhé:
Giá trị tổng hợp kinh phí và giá tại bảng Dự thầu theo nguyên tắc tính toán là phải bằng nhau và lúc người sử dụng làm dự toán thường hay xãy ra tình trạng không bằng nhau giữa 2 bảng này có thể do một số nguyên nhân sau:
1. Cách tính đơn giá tổng hợp tại bảng đơn giá chi tiết và cách tính tại bảng Tổng hợp kinh phí không phù hợp với nhau.
2. Lỗi toán học (Thường có rất nhiều nguyên nhân và chỉ cần xãy ra lỗi này tại một vị trí bất kỳ trong bảng tính thì cũng sẽ làm cho kết quả bảng Tổng hợp kinh phí và dự thầu không bằng nhau).
- Tại bảng Dự toán: Bạn link nhầm công thức, sum thiếu phần đơn giá...v..v.
- Tại bảng Phân tích vật tư: Link nhầm công thức tính toán vật liệu chính, vật liệu khác, thêm vật tư vào mà không đặt mã vật tư, một mã vật tư nhiều tên vật tư hoặc ngược lại...v..v. Người sử dụng thường hay bị sai tại bảng này nhiều nhất.
- Tại bảng Giá trị vật tư: Sum thiếu khối lượng, tự động chèn vật tư vào bảng này mà không chèn vào bảng Phân tích, đặt trùng mã vật tư....
- Tại bảng Đơn giá chi tiết: Tự động sửa định mức, giá vật tư tại bảng này mà không liên kết tại các bảng trước đó (Bảng Phân tích vật tư) gây nên sự chênh lệch về định mức cũng như giá của các vật tư giữa 2 bảng.

Phần hướng khắc phục sẽ post trong bài tới.

Hướng dẫn cách điều chỉnh các trường hợp bằng nhau giữa 2 bảng Tổng hợp kinh phí và dự thầu.
Trong bài trước tôi cũng có liệt kê ra 2 nguyên nhân chính dẫn đến giá trị tại bảng Tổng hợp kinh phí và giá dự thầu không bằng nhau, trong đó các bạn chú ý nguyên nhân thứ nhất "Cách tính đơn giá tổng hợp tại bảng đơn giá chi tiết và cách tính tại bảng Tổng hợp kinh phí không phù hợp với nhau". Vậy điều chỉnh như thế nào để cho "Phù hợp với nhau"?
Tôi liệt kê ra 3 trường hợp tương ứng với 03 cách tính toán bảng Đơn giá chi tiết trong phần mềm.
Trường hợp 1: Tính đơn giá chi tiết theo cách lấy theo hao phí tại bảng Phân tích vật tư. (Gọi tắt là cách 1)
1. Ý nghĩa: 3 thành phần đầu vào về vật liệu, nhân công, máy thi công của từng công việc tại bảng Đơn giá chi tiết sẽ được căn cứ dựa vào những hao phí của 3 thành phần đó tại công việc tương ứng tại bảng Phân tích vật tư, đồng nghĩa với việc Chi phí vật liệu, nhân công, máy thi công sẽ được lấy tại bảng Giá trị vật tư.
2. Phạm vi áp dụng:
- Thường được áp dụng đối với các hồ sơ dự toán không điều chỉnh chi phí nhân công và chi phí máy thi công theo hệ số. Theo cách này thì 2 giá trị nhân công, máy thi công tại bảng giá trị vật tư là căn cứ để xác định giá của công trình. Nghĩa là lúc in ấn hồ sơ bạn buộc phải in 2 giá trị nhân công và máy thi công trong bảng giá vật tư.
- Trong hồ sơ dự toán, các công việc tạm tính (Không có tạm tính phần nhân công và máy thi công).
3. Cách điều chỉnh như sau: (Trong trường hợp này không xét đến lỗi số học)
- Hoàn thiện các bảng biểu theo trình tự (Dự toán, Phân tích vật tư, Giá trị vật tư, Đơn giá chi tiết theo cách 1, dự thầu).
- Vào bảng Tổng hợp kinh phí chọn chức năng "Cập nhật bảng biểu" trên Ribbon của chương trình. (Hoặc click chuột phải trên sheet Tổng hợp kinh phí chọn Cập nhật bảng biểu hoặc dùng phím tắt "F5" trên bàn phím).
- Trong hộp thoại hiện ra, bạn điều chỉnh các thành phần đầu vào của vật liệu, nhân công, máy thi công như hình bênh dưới.

- Chi phí Vật liệu: Lấy tại bảng Giá trị vật tư
- Chi phí Nhân công: Lấy tại bảng Giá trị vật tư
- Chi phí Máy thi công: Lấy tại bảng Giá trị vật tư.
Chọn Đồng ý và kiểm tra lại 2 giá trị tại bảng Tổng hợp kinh phí và Dự thầu xem thử có bằng nhau chưa!

Còn tiếp.....

Giải thích cho bạn như sau:
Theo thông tư 04/2010/TT-BXD, có quy định, chi phí chung có thể được tính bằng 2 cách:
1. Tính bằng tỷ lệ % trên chi phí trực tiếp
2. Tính bằng tỷ lệ % trên chi phí nhân công.
Vì vậy, tuỳ từng loại công trình mà bạn áp dụng cho phù hợp. Trong trường hợp, bạn đã "lỡ" mặc định cách tính chi phí nhân công theo chi phí trực tiếp (và ngược lại), và bạn đã chạy hoàn thiện các bảng đơn giá chi tiết, dự thầu và không muốn chạy lại, nhưng sau đó bạn lại thấy cách tính đó đang bị sai về phần chi phí chung (Nghĩa là tính theo chi phí nhân công (và ngược lại) mới đúng), lúc đó hộp thoại này sẽ giải quyết cho bạn.
- Chọn "Đồng ý": Ngoài việc áp cách tính chi phí chung vào bảng Tổng hợp kinh phí, chương trình còn tự động "xử" luôn cả bảng đơn giá chi tiết cho bạn. Nghĩa là nó sẽ tính toán lại phần chi phí chung theo đúng các tính mà bạn đang áp dụng tại bảng Đơn giá chi tiết mà bạn không cần phải chạy lại.
- Chọn "Không": Chương trình chỉ áp phần tính chi phí chung cho bảng "Tổng hợp kinh phí" thôi và thừa nhận cách tính chí chung tại bảng đơn giá chi tiết trước đó bạn đã tính.

***Lưu ý: Nếu bạn không thay đổi đột ngột cách tính chi phí chung tại bảng Tổng hợp kinh phí so với tại bảng Đơn giá chi tiết thì nên chọn "Không". Thông thường sẽ chọn "Không" nhiều hơn.

Bạn vui lòng gửi đính kèm file dự toán của bạn lên để tôi xem nhé.

Bạn gửi file của bạn vào hòm mail bacnam@bacnam.com.vn nhé.

Tôi đã xem file của bạn.
Có một số lưu ý bạn cần xem lại:
- File của bạn có sử dụng một số công việc tạm tính và trong các công việc này, bạn nhập giá luôn cả phần nhân công, máy thi công.
- Trong bảng Phân tích vật tư, tại các công việc này bạn lại không phân tích nhân công và máy thi công cho các công việc tạm tính => Khi bạn chạy tính năng tính Giá trị vật tư phần nhân công và máy thi công tại bảng giá trị vật tư chưa thể hiện được giá của phần nhân công, máy thi công tại các công việc tạm tính này => Do đó có sự chênh lệch giữa bảng Tổng hợp kinh phí và dự thầu.
Mình gửi 2 sheet chính trong file của bạn lên để bạn và cả nhà cùng nghiên cứu nhé.
Cách giải quyết sẽ tiếp tục hướng dẫn ở bài kế tiếp.

Bạn lưu ý trong phần mình nói ở bài đầu tiên:

- Đối với trường hợp bạn nhập giá tạm tính cả phần nhân công và máy thi công tại bảng dự toán thì buộc bạn phải lấy giá nhân công, máy thi công tại bảng dự toán.
- Còn nếu bạn vẫn muốn lấy chi phí nhân công, máy thi công tại bảng Giá trị vật tư thì buộc phải phân tích thành phần nhân công, máy thi công đối với các công việc tạm tính này để chương trình tự động tổng hợp nhân công, máy thi công đó vào bảng Giá trị vật tư.
Cách xử lý trong trường hợp bạn như sau:
Bước 1: Bạn vào Group Các tuỳ chọn, trong mục bảng đơn giá chi tiết bạn chọn cách tính Vật liệu lấy tại bảng Phân tích vật tư, Nhân công, máy thi công lấy tại bảng Dự toán (Cách thứ 3).

Bước 2: Chạy lại bảng Đơn giá chi tiết, chạy lại bảng Dự thầu
Bước 3: Tại bảng Tổng hợp kinh phí, bạn chọn chức năng "Cập nhật bảng biểu"
Trong hộp thoại hiện ra, bạn điều chỉnh các thông số đầu vào như sau:
+ Chi phí vật liệu: Tính theo bảng Giá trị vật tư
+ Chi phí nhân công: Tính theo bảng Dự toán
+ Chi phí máy thi công: Tính theo bảng Dự toán
- Chọn Đồng ý
- Bạn kiểm tra lại 2 giá trị tại bảng Dự thầu và Tổng hợp kinh phí xem bằng chưa nhé.

Chúc bạn thành công.

Trường hợp của bạn "dinhnguyen" cũng chính là trường hợp 2 mà tôi định nói đến.
Trường hợp 2: Vật liệu tính theo bảng Phân tích vật tư, Nhân công và máy thi công tính theo bảng Dự toán.
1. Phạm vi áp dụng:
- Đối với các công trình điều chỉnh chi phí nhân công và chi phí máy thi công theo hệ số.
- Đối với các công trình sử dụng nhiều công việc tạm tính và trong công tác tạm tính, người dùng tạm tính cả đơn giá nhân công, máy thi công.
2. Cách thực hiện:
Bước 1: Hoàn thiện đến bảng Giá trị vật tư.
Bước 2: Đảm bảo tuỳ chọn tính đơn giá chi tiết đang kích hoạt ở tuỳ chọn 3 (Vật liệu lấy theo bảng PTVT, Nhân công, Máy thi công tính theo bảng dự toán).
Bước 3: Chạy đơn giá chi tiết
Bước 4: Chạy dự thầu.
Bước 5: Vào bảng Tổng hợp kinh phí, chọn chức "Cập nhật bảng biểu", chỉnh các thông số theo hướng:
+ Vật liệu: Tính theo bảng Giá trị vật tư
+ Nhân công, Máy thi công: Tính theo bảng Dự toán
Ghi chú: Trường hợp này cũng là trường hợp phổ biến nhất
Trường hợp 3: Đơn giá chi tiết tính theo cách 2 (Vật liệu, nhân công, máy thi công lấy theo bảng Dự toán).
- Tượng tư như trường hợp 2 bạn cũng làm lần lược đến bước 4, chỉ khác ở bước 5.
- Tại bước 5: bạn điều chỉnh 3 thành phần vật liệu, nhân công, máy thi công tính theo bảng Dự toán là đảm bảo 2 giá trị tại bảng Tổng hợp kinh phí và dự thầu bằng nhau.
- Trường hợp này thường ít được sử dụng.

Đôi lời chia sẽ, chúc các bạn có những trải nghiệm thú vị về phần mềm dự toán Bắc Nam.
Các bạn có thể tham khảo video chia sẽ về cách điều chỉnh Tổng hợp kinh phí.

Cảm ơn bạn đã có ý kiến đóng góp trân tình!
Dự kiến đầu tháng 9 này, Công ty Bắc Nam sẽ chính thức đưa bộ Dự toán Bắc Nam phiên bản EDU đến tay tất cả mọi người yêu thích phần mềm Dự toán Bắc Nam mà chưa có điều kiện sở hữu. Chi tiết về phiên bản này thì đến thời điểm đó, công ty Bắc Nam sẽ công bố.
Rất mong tiếp tục nhận được sự góp ý từ bạn và mọi người!