Kinh nghiêm Quản lý chi phí dự án!

Quy trình quản lý chi phí dự án xây dựng ở một số nước trên thế giới

1. QUẢN LÝ CHI PHÍ Ở ANH

1.1. Tổng quan về sơ đổ tổ chức và Quy trình Quản lý chi phí
Ở nước Anh, tổ chức Chính phủ có tính tập trung hoá cao, mặc dù vậy, các Bộ thường có quyền tự chủ cao

Đối với các dự án quan trọng của Chính phủ, có các tổ chức đóng vai tin Chủ đầu tư của Các dự án. Mỗi tổ chức này quản lý các dự án thuộc về chuyên môn của họ. Ví dụ: dự án đầu tư xây dựng một tuyến đường cao tốc được quản lý bởi cơ quan quản lý đường cao tốc, dự án đường sắt được quản lý bởi cơ quan quản lý giao thông, cơ quan Năng lượng nguyên tử quản lý các dự án năng lượng, cơ quan Dầu khí quản lý các dự án dầu khí, các dự án cấp thoát nước do cơ quan môi trường quản lý, các dự án cảng hàng không được quan lý bởi cơ quan cảng hàng không v.v. Ngoài ra còn có các công ty, các quỹ đầu tư làm chủ đầu tư của các dự án do họ đầu tư.
Đối với các dự án của Chính phủ Anh. Chủ đầu tư uỷ nhiệm cho Kỹ sư chuyên ngành và Kiến trúc sư là công ty tư nhân (hoặc Nhà nước tuyển) để phác thảo dự án và thiết kế sơ bộ. Trong giai đoạn này, Kỹ sư chuyên ngành và Kiến trúc sư được hỗ trợ bởi Tư vân thiết kế và Tư vấn quản lý chi phí (Quantity Surveyor) là các công ty tư nhân. Các công ty này được giới thiệu bởi Kỹ sư chuyên ngành và Kiến trúc sư cho chủ đầu tư lựa chọn. Khái toán chi phí được tính trên đơn vị m2 để xác định lượng vốn cho dự án và được Tư vấn quản lý chi phí tính toán dựa trên các thông tin cơ bản về dự án, dựa trên điện tích một mét vuông sàn.
Khi lượng vốn dành cho dự án được chấp thuận, thiết kế sơ bộ sẽ được trình cho Chủ đầu tư. Tư vấn quản lý chi phí lập dự toán sơ bộ mô tả lượng vốn xây đựng sẽ được chi tiêu như thế nào. Dự toán sơ bộ được xác định dựa trên thiết kế. Do đó, Dự toán sơ bộ đưa ra mục tiêu chi phí cho mỗi người trong nhóm thiết kế. Khi các quyết định về thiết kế được đưa ra, Tư vấn quản lý chi phí sẽ lập dự toán và dự toán này có liên quan đến dự toán sơ bộ đã được duyệt. Nếu bị vượt quá dự toán sơ bộ được duyệt, dự toán sơ bộ hoặc thiết kẽ sẽ được cảnh báo. Chi phí dự phòng trong dự toán sơ bộ sẽ giúp giải quyết các vấn đề xảy ra. Mặc dù vậy, thường thì ít khi gặp những thay đổi trong ngân sách hoặc thiết kế sơ bộ trong giai đoạn thiết kế thi công. Khi xong thiết kế thi công, Tư vấn quản.lý chị phí sẽ lập Biểu khối lượng bao gồm chi tiết tất cả các hạng mục công việc theo yêu cầu thiết kế. Biểu Khối lượng sẽ được áp giá và sau đó sẽ được sử dụng để phân tích Hồ sơ thầu của các Nhà thầu.

Tại Vương quốc Anh, không có Nhà thầu thuộc nhà nước (chỉ có các cơ quan quản lý công trình công cộng nhưng chủ yếu cho các công việc bảo trì và khẩn cấp), do đó các dự án quan trọng được đấu thầu giữa các công ty tư nhân. Có thể trao thầu dưới hình thức thầu chính, Xây dựng-Vận hành - Chuyển giao hoặc Chìa khoá trao tay.

Sau khi trao thầu xây dựng, quy trình quản lý chi phí được thiết lập để kiểm soát giá trong quá trình xây dựng do Tư vấn quản lý chi phí tiến hành.
Một cách khác để thực hiện dự án của Chính phủ Anh là dự án được thực hiện bởi một nhà thầu chịu trách nhiệm cả về thiết kề vả xây dựng. Nhà thầu thiết kế và xây dựng có thể được lựa chọn một cách đơn giản thông qua thương thảo hợp đồng giữa nhà thầu và chủ đầu tư.
Hoặc, nhà thầu thiết kế và xây dựng được chọn thông qua đấu thầu. Chủ đầu tư sẽ nêu rõ yêu cầu về công trình xây dựng hoàn thành, những phần việc còn lại sẽ thuộc trách nhiệm của Nhà thầu thiết kế và xây dựng. Chủ đầu tư yêu cầu các Nhà thầu đệ trình đề xuất bao gồm thiết kế và giá trọn gói. Sau đó sẽ thương thảo hợp đồng để lựa chọn nhà thầu. Chủ đầu tư sẽ lấy ý kiến từ các nhà tư vấn Kiến trúc, kỹ thuật và tư vấn quản lý chi phí để chọn lựa nhà thầu thiết kế và xây đựng. Tư vấn quản lý chi phí tham gia vào dự án để giúp chủ đầu tư kiểm soát chi phí dự án.

1.2 Nguồn dữ liệu phục vụ cho công tác dự toán
Có rất nhiều Phương pháp tiêu chuẩn đo bóc khối lượng (Standard Method of Measurement - SMM) được sử dụng tại Anh cho các dự án hạ tầng và dân dụng. Nguồn dữ liệu được xây dựng bởi các nhà Tư vấn Quản lý khối lượng (Quantity Surveyor) giàu kinh nghiệm, với ngân hàng dữ liệu về đơn giá được xây đựng từ nhân công, vật liệu và máy móc. Đơn giá được áp dụng cho bất cứ dự án nào có sử đụng SMM và như vậy sẽ tương đối dễ dàng cho Tư vấn quản lý chi phí đo bóc khối lượng của một dự án và vận dụng áp giá các dự án tương tự đã thực hiện trước đây và có sử dụng cùng một phương pháp đó bóc chuẩn.
Ngân quỹ được xác định dựa trên phác thảo dự án bằng cách tính toán diện tích sàn xây dựng (CFA) sau đó áp giá tính cho một mét vuông CFA. Tư vấn xây dựng có một ngân hàng dữ liệu đơn giá tính trên một mét vuông CFA cho các loại công trình xây dựng khác nhau và giá được dựa trên các hệ số tiêu chuẩn như hệ số sử dụng đất, hệ số diện tích lưu thông, hệ số diện tích sử dụng chung v.v.
Khái toán (cost model) được xác định dựa trên thiết kế phác thảo hoặc thiết kế sơ bộ. Bản khái toán này sẽ xem xét thông số, các hệ số để dự tính chi phí. Ví dụ, mặt tiền hay khu vực lưu thông. Các thông số này có thể sử dụng để phát triển dự toán một cách cụ thể hơn.
Khi thiết kế được triển khai, các chi tiết thiết kế được cung cấp và dự báo chi phí xây dựng được xác định bởi Tư vấn Quản lý chi phí. Dựa trên thiết kế chi tiết và bản vẽ sơ bộ, khối lượng và đơn giá được lập để thực hiện Dự toán sơ bộ (cost plan) - cung cấp thông tin chi tiết về các yếu tố của dự án.
Các dữ liệu chi phí quan trọng, được sử đụng để lập ngân sách, dự báo, dự toán sơ bộ lấy từ Biểu khối lượng và đơn giá của dự án được đấu thầu trước đây. Điều này giải thích tại sao SMM rất quan trọng, SMM không chỉ đưa ra cơ sở cho việc tính toán và áp giá mà còn tạo ra sự nhất quán về đơn giá ở các dự án khác nhau. Tư vấn quản lý chi phí cũng sử dụng cả chỉ số giá để lập, xác định sự khác nhau về giá ở các địa phương và biến đổi giá theo thời gian về nhân công, máy móc và vật liệu. Đây là công cụ quản lý chi phí chủ yếu của Tư vấn quản lý chi phí (Quantity Surveyor) với mục đích đánh giá ngân sách và lập dự toán.
Tư vấn quản lý chi phí của Anh rất giàu kinh nghiệm và chuyên nghiệp, họ sử dụng nguồn dữ liệu được xây dựng dựa trên kinh nghiệm và các dự án tương tự đã có nghiên cứu giá thị trường vật liệu, nhân công, máy móc để tập dự toán ngân sách và chi phí xây dựng, được sử dụng làm cơ sở đánh giá hồ sơ thầu. Phương pháp luận của hệ thống quản lý chi phí xây dựng của Anh là liên tục cải tiến dự toán chi phí dự án dựa trên mức độ chi tiết của thiết kế đưa ra. Do đó, việc phân tích chi phí được triển khai từ tính toán trên m2, chi phí cơ bản đến Bảng khối lượng chi tiết.

1.3 Biểu khối lượng và quy trình đấu thầu
Biểu khối lượng là phương pháp thường được sử dụng cho các mục đích như chuẩn bị hồ sơ thầu, phân tích hồ sơ thầu, quản lý chi phí sau hợp đồng xây dựng. Bản vẽ thi công, tiêu chuẩn kỹ thuật, bản thảo hợp đồng, các mẫu bảo lãnh dự thầu cùng với biểu khối lượng sẽ được gửi cho các nhà thầu chính để họ lựa chọn và đệ trình giá thầu cạnh tranh. Các nhà thầu chính sẽ làm giá cho biểu khối lượng trong đó phân ra làm hai loại biểu giá, giá cho những công việc cụ thể đã được xác định (Prime - cost sums) và giá cho phần công việc chưa được xác định rõ ràng tại thời điểm đấu thầu (Provisional Sum) và sau đó tổng hợp thành giá dự thầu trọn gói. Giá trọn gói sẽ được đệ trình cho kiến trúc sư. Giá bỏ thầu sẽ được phân tích bởi tư vấn quản lý chi phí. Thông thường trong trường hợp này nhà thầu đưa ra giá thầu thấp nhất sẽ được quyết định trúng thầu tuy nhiên giá cả sẽ được xem xét kỹ và nếu có bất kỳ một lỗi nào thì sẽ được thông báo cho nhà thầu liên quan.

1.4 Mẫu hợp đồng
Thường thì các cơ quan chính phủ sử dụng hợp đồng xây dựng dưới các dạng hợp đồng trọn gói, hợp đồng theo đơn giá cố định. Việc thiết kế do chủ đầu tư tiến hành. Tuy nhiên hợp đồng bao gồm cả Thiết kế và Xây dựng (Design and Build) cũng thường sử dụng đối với các dự án chuẩn và trong những năm gần dây có xu hướng áp dụng hợp đồng Xây dựng- Khai thác - Chuyển giao (BOT) và dự án sử dụng vốn tư nhân. Dưới đây là một số ví dụ về dạng hợp đồng chuẩn thường được áp dụng tại Anh:
+ Mẫu chuẩn Hơp đồng Xây dựng JCT 2005
+ Mẫu chuẩn Hợp đồng NEC
Hầu hết các hợp đồng ở Anh áp dụng hình thức có thầu phụ được chỉ định. Điều đó có nghĩa Chủ đầu tư được phép chỉ định nhà thầu cụ thể có đủ khả năng làm thầu phụ mặc dù vẫn dưới sự quản lý nhà thầu chính. Hình thức này cũng phù hợp khi áp dụng hợp đồng FIDIC.

1.5 Quản lý chi phí trong giai đoạn sau khi ký kết hợp đồng xây dựng
Tại Anh, trong giai đoạn sau khi ký kết hợp đồng xây dựng, phương pháp kiểm soát chi phí được sử dụng là phương pháp xác định mốc ngân sách và dự báo ngân sách. Mốc ngân sách được lập bởi Tư vấn quản lý chi phí. Mốc ngân sách được dùng để so sánh ngân sách ở thời điểm hiện tại và dự báo cho các giai đoạn trong tương lai. Mốc ngân sách này sẽ được cập nhật bất cứ khi nào có sự thay đổi quan trọng (các phát sinh), và được cập nhật hàng tháng.
Thanh toán cho Nhà thầu thường được dựa trên các đánh giá hàng tháng về khối lượng công việc thực hiện theo tính toán của nhà thầu và đơn giá kiểm tra bởi Tư vấn quản lý chi phí.
Ví dụ: các công việc được thanh toán hàng tháng dựa trên cơ sở tính toán cơ bản.
Trong trường hợp có những thay đổi được thực hiện theo yêu cầu công việc nhà thầu sẽ nhận được hướng dẫn cho lệnh thay đổi này, giá trị thay đổi được thoả thuận giữa nhà thầu và Tư vấn chi phí quản lý. Những lệnh thay đổi có thể đã được thoả thuận trong biểu khối lượng.
Trong trường hợp chậm trễ nhà thầu có thể yêu cầu kéo dài thời gian và vấn đề này sẽ được Kiến trúc sư hoặc tư vấn quản lý chi phí xem xét và những chi phí phát sinh do việc kéo dài thời gian sẽ được tính toán bởi tư vấn quản lý chi phí.
Trong bất cứ hợp đồng nào thường thì thời gian cho phép để tiến hành nhanh các thủ tục thanh toán cuối cùng sau khi công trình đã hoàn thành là ba tháng.

1.6 Kết luận
- Tư vấn quản lý chi phí (Quantity Surveyor) đóng vai trò vô cùng quan trọng trong quản lý chi phí xây dựng ở Anh. Đó là điểm mạnh trong hệ thống của Anh. Bởi vì, tư vấn quản lý chi phí chịu trách nhiệm quản lý chi phí xây dựng từ khởi đầu đến khi dự án được hoàn thành. Tư vấn quản lý chi phí chịu trách nhiệm kiểm soát chi phí từ ngân sách đến thanh toán cuối cùng. Mặc dù vậy, việc áp dụng ở Việt Nam không dễ vì không có tổ chức chuyên nghiệp nào để phát triển Tư vấn quản lý chi phí, sẽ mất thời gian dài để thay đổi một hệ thống.
- Quy trình quản lý chi phí bao gồm dự toán, đấu thầu, hợp đồng, thanh toán, thay đổi và khiếu nại rất rõ ràng. Quy trình này được thiết lập bởi tổ chức chuyên nghiệp về quản lý chi phí Royal lnstitute of Charteređ Surveyor. Điều này rất quan trọng để Việt Nam học hỏi và xây dựng một hệ thống phù hợp với tình hình hiện tại của Việt Nam.
- Việc sử dụng SMM và áp đụng giá cả thị trường trong lập dự toán và giá xây dựng là thế mạnh của hệ thống quản lý chi phí ở Anh bởi vì nó đảm bao tính chính xác trong dự toán và giá cả cạnh tranh. áp dụng phương pháp này có thể giải quyết được những tồn tại trong cơ chế quản lý ở Việt Nam.
- Biểu Khối lượng được sử dụng cho quản lý chi phí và cho quá trình đấu thầu. Biểu Khối lượng là chìa khoá để hiểu một cách đầy đủ phân tích hồ sơ thầu, để tạo ra sự minh bạch liên quan đến việc xác định giá cho các thay đôi. Ở Việt Nam, Biểu khối lượng cũng được sử dụng.
- Trong giai đoạn sau khi ký kết hợp đồng xây dựng, nhà thầu thường thực hiện các thay đổi trong công trình mà không có sự đồng ý trước về giá cả cho các thay đổi đó. Mẫu chuẩn hợp đồng thường quy định cho vấn đề này và phần lớn các thay đổi được định giá một cách công bằng thông qua việc sử dụng Biểu Khối lượng. Quy trình này rất thuận lợi cho tiến độ và hoàn thành dự án.

(Giá Xây Dựng)